Ce que ce procès-verbal d’assemblée doit permettre de prouver
La signature ne corrige pas un document incomplet. Elle doit intervenir sur une version figée, lisible et attribuée aux bonnes parties. Le document signé doit correspondre aux décisions réellement adoptées et au registre.
Préparer les personnes et les champs
Les participants attendus sont le président, le secrétaire ou les personnes requises. Avant l’envoi, confirmez leur nom, leur adresse e-mail et, pour une société, le pouvoir de la personne qui signe. Les zones utiles sont : société, quorum, résolutions, votes, date et signatures.
- Importer le PDF définitif et toutes ses annexes utiles.
- Définissez déclencheur, rôles, ordre, rappels, sortie et gestion des exceptions.
- Attribuer chaque champ au signataire attendu.
- Prévisualiser la page sur ordinateur et sur mobile.
- Activer seulement après une dernière vérification du document.
Parcours recommandé dans DoSIGN
- Déposez le PDF. DoSIGN contrôle le format et prépare l’affichage.
- Placez les champs. Ajustez leur taille au contenu et évitez de masquer une clause.
- Ajoutez les signataires. Choisissez l’ordre parallèle ou séquentiel selon le dossier.
- Présentez le consentement. Chaque personne consulte le document exact avant d’accepter.
- Récupérez le résultat. Téléchargez le PDF final et les éléments de preuve.
Pourquoi l’empreinte du document compte
Une empreinte SHA-256 change si le PDF change. Elle permet donc de relier les événements de signature à une version précise du procès-verbal d’assemblée. Elle ne garantit pas à elle seule l’identité ni la validité juridique, mais elle évite de confondre deux versions du même fichier.
Questions fréquentes
Qui doit signer le procès-verbal d’assemblée ?
Le parcours doit être attribué à le président, le secrétaire ou les personnes requises. Vérifiez les pouvoirs de représentation avant l’envoi.
Quels champs placer sur le procès-verbal d’assemblée ?
Prévoyez au minimum société, quorum, résolutions, votes, date et signatures. Chaque champ doit être lisible, utile et attribué à la bonne personne.
Que faut-il conserver après la signature ?
Conservez le PDF final, son empreinte, le consentement présenté et le journal des événements, puis remettez une copie aux parties.